Valmentajan unelmaelämän suurin vihollinen

Lukemiseen vaadittava aikainvestointi: 15 minuuttia

vihollinen

Vietimme Timon kanssa viikon Tallinnassa. Upea vanha kaupunki ja loistavat ravintolat jäivät ikävä kyllä vähäiselle tutustumiselle. Vietimme neljä päivää Eric Edmeadesin Business Freedom Experience – valmennuksessa.

Aika tuntui lentävän, vaikka päivät alkoivat kahdeksalta ja loppuivat kymmenen jälkeen illalla. Neljän päivän aikana sain kaksi muistivihkoa täyteen muistiinpanoja ja kalenteriin useamman merkinnän tehtävälistan tyhjentämiseksi.

bfe

Poimin omista muistiinpanoista yhden osa-alueen, jonka haluan jakaa myös sinulle. Se oli yksi koko valmennuksen keskeisimmistä teemoista. Höystän sitä omilla ajatuksillani ja kokemuksillani.

Valmentajan unelmaelämän suurin vihollinen

Moni meistä valmentajista haaveilee mahdollisuudesta päättää itse milloin työskentelee. Toki teoriassa nytkin niin voi tehdä, mutta vain omien tulojen kustannuksella. Moni haaveilee myös täysin vapaista viikonlopuista, neljä- tai kolmepäiväisestä viikosta, sekä pitkästä kesä – ja talvilomasta.

Olisi myös kivaa, jos joku muu hoitaisi kirjanpidon alusta loppuun, huolehtisi nettisivujen päivittämisestä ja varmistaisi, että asiakkaat tulevat paikalla silloin kuin pitäisi.

Saan usein asiakkailtani ja tapaamiltani valmentajilta tälläisiä kysymyksiä. Katso oletko sinä miettinyt koskaan samoja asioita.

  • Miten saan lisää vapaa-aikaa?
  • Miten voin vähentää työkuormaani?
  • Kuinka voin tehdä lyhyempiä työpäiviä?
  • Kuinka voisin pitää kolmen päivän viikonloppuja?

Jos nämä kysymykset kolahtivat sinulle, niin jatka lukemista. Kerron sinulle pian vastaukset.

Mietitään aluksi, miksi nämä kysymykset osuivat sinuun juuri nyt.

Sinulla ei ole aikaa, koska tekemistä on liikaa. Bisnes ei tunnu koskaan pääsevän siihen pisteeseen, että se pyörisi kunnolla tai tarpeeksi hyvin. Jos olet nyt vasta urasi alkuvaiheessa tai tehnyt töitä muutamia vuosia, niin mieti, missä olet 5 tai 10 vuoden päästä, jos et muuta mitään asiaa millään tavalla.

Työmääräsi lisääntyy koko ajan.

Meissä valmentajissa on iso joukko huippuammattilaisia, jotka ovat työskennelleet jo vuosia oman yrityksen kanssa. Silti työmäärä on koko ajan kasvussa ja liikevaihtotavoitteen saavuttaminen on ihan yhtä vaikeaa, kuin ensimmäisen kuukaudenkin aikana.

Mistä se johtuu?

Suurin esteesi unelmaelämäsi saavuttamiseksi olet sinä itse. Jos haluat ansaita enemmän ja saada lisää vapaa-aikaa, sinun pitää pystyä poistamaan itsesi monesta roolista oman bisneksesi pyörittämisessä.

Muuten et pysty koskaan samaan tarpeeksi vapaa-aikaa unelmaelämällesi tai keskittymään työssäsi niihin asioihin, joista sinulle maksetaan eniten.

Toisaalta, jos onnistut rakentamaan bisneksesi sen täyteen potentiaaliin, niin voit saavuttaa unelmaelämäsi. Sinun täytyy vain ensin päättää mitä oikeasti haluat.

  • Voit pitää pitkän talvi – ja kesäloman täysin irti työstäsi. Voit viettää sen matkustaen tai vaikka omalla mökilläsi.
  • Voit siirtyä kolmepäiväiseen työviikkoon ja nauttia pitkistä viikonlopuista.
  • Voit pitää viikon lomaa, joka kuukausi. Eli kolme viikkoa töitä ja sitten viikko lomaa.
  • Sinulla voisi olla mahdollisuus lähteä lomalle milloin vain, vaikka keskellä viikkoa.

Mikä tahansa näistä on mahdollista. Voit luoda itselle myös jotain aivan muuta, vaikka 4 tuntisen työviikon. Toki se vaatii täysin omanlaisen strategian ja joudut tekemään töitä sen saavuttamiseksi, mutta sekin on mahdollista.

Kokeilin itse viikko lomaa ja kolme viikkoa töitä – strategiaa viime vuonna, ilman että se vaikutti laskutukseeni millään tavalla. Se oli hienoa. En normaalisti lomaa juuri kaipaa, mutta viikon pituiset lomapätkät antoivat huiman annoksen lisää energiaa.

Viikko on sopiva aika. Siinä ehtii hyvin unohtaa työt ja keskittyä johonkin täysin muuhun. Itse matkustin silloin mielelläni Helsingistä pois ja vietin aikaani ympäristöissä, mitkä eivät muistuttaneet töistä millään tavalla.

Katsotaan seuraavaksi mitä sinun pitää tehdä.

Tämän testin avulla selvität, mitkä ovat esteet sinun unelmaelämällesi

Teimme seminaarissa yksinkertaisen harjoituksen. Sen avulla voit hahmottaa, mitkä asiat sinun bisneksessäsi estävät unelmaelämäsi. Haluan opettaa sen sinulle.

Samalla testi kertoo sinulle vaihe vaiheelta mitä sinun pitää tehdä matkalla vapauttasi kohti.

Aloitetaan.

Ensimmäisenä tehtävänäsi on nostaa esille jokainen tehtävä, mikä yritykselläsi on nyt. Todennäköisesti tällä hetkellä teet itse niistä lähes kaikki, mutta ei tartuta siihen nyt. Tarkoituksena on löytää joka ikinen asia, mikä pitää tehdä, että yrityksesi pyörii ja kasvaa.

Tämä testi paljastaa ikävän totuuden sinun asemastasi omassa yrityksessäsi. Et ole vain omistaja vaan myös työntekijä, kenen vastuulla on ihan kaikki. Jos haluat päästä omistajan rooliin, pitää sinun antaa kenkää työntekijä-itsellesi monesta tehtävästä.

Nyt rakennetaan roolikartta sinun bisneksestäsi. Tässä esimerkki keskeneräisestä kartasta.

Näyttökuva 2015-03-04 kello 13.06.16

Karttaan pitää lisätä aivan jokainen tehtävä, joka yrityksessäsi pitää tehdä. Esimerkiksi kirjanpito ja laskutus voidaan jakaa moneen erilliseen laatikkoon:

  • kirjanpito
  • tilinpäätös
  • laskujen tekeminen
  • laskujen lähettäminen
  • laskujen maksaminen
  • saatavien karhuaminen eli perintä
  • asiakasrekisterin ylläpitäminen
  • talouden seuranta eli budjetin, kassavirtalaskelman tai vastaavan päivittäminen

Vastaava jaottelu pitää tehdä myös markkinoinnin, tuotekehityksen, asiakaspalvelun ja valmentamisen osalta. Sinulla voi olla myös muita osa-alueita, joita en osaa huomioida.

Timon kanssa kokosimme oman version roolikartasta Valmentaja-Akatemiasta. Siihen tuli 32 laatikkoa. Näistä 6 on ulkoistettu. 22 halutaan ulkoistaa ja 4 halutaan pitää itsellä.

Vielä on työtä tehtävänä, mutta nyt tiedämme selkeästi mitä haluamme saada aikaan. On huomattavasti helpompi poimia sieltä laatikko tai kaksi kerrallaan pois, kuin yrittää kerralla päästää irti kaikesta.

3 syytä miksi itsensä poistaminen omasta bisneksestä on vaikeaa

Valmentajat käyttävät todella paljon aikaa asioihin, mitä ei pitäisi enää tehdä. Jos haluamme uusia tuloksia, pitää myös tekemisen päivittyä uudelle tasolle. Tämä on yksinkertaista teoriassa, mutta miksi sitten pidämme kiinni niin monista asioista?

Tässä on kolme syytä, joita asiakkaani kertovat minulle toistamiseen.

1. Teet kaiken itse säästämisen vuoksi

Varsinkin alkuvaiheessa on helppoa ajatella, että säästämme tekemällä itse kaiken. Tavallaan se on totta, koska silloin ei tarvitse maksaa mistään.

Jos katsomme asiaa pitkäkatseisemmin niin huomaamme, että se ajatusmalli ei pidä paikkaansa.

Jokainen tunti, mitä meillä on käytettävissä, on tietyn arvoinen. Voimme käyttää sen ajan mihin tahansa. Tiettyjä asioita tekemällä saamme korkeamman korvauksen siitä kuin tekemällä toisia.

Esimerkiksi kirjanpidon tekemisestä kukaan ei maksa meille mitään. Toisaalta tekemällä sen itse, meidän ei myöskään tarvitse maksaa siitä kenellekään.

Onko tämä sitten säästöä?

Tässä vaiheessa matematiikka paljastaa todellisuuden.

Oletetaan, että käytät 5 tuntia kirjanpidon tekemiseen. Voisit käyttää sen ajan myös valmentamiseen. Päätetään, että valmentaessa saisit yhdestä tunnistasi 250 euroa eli yhteensä viidestä tunnista saisit 1250 euroa.

Koska teet valmentamisen sijaan kirjanpitoa niin et saa mitään.

Jos maksaisit ammattikirjanpitäjälle 5 tunnista esimerkiksi 65 euroa tunnilta niin kirjanpidon teetättäminen maksaisi sinulle 325 euroa (ja todennäköisesti hän tekisit sen sinua nopeammin).

Huomaatko mihin olen menossa?

Nyt lasketaan mitä tämä tarkoittaa. Olisit voinut potentiaalisesti tienata valmentamalla 1250 euroa ja maksaa samaan aikaan toiselle ihmiselle 325 euroa kirjanpidon tekemisestä. Sinulle olisi silloin jäänyt käteen 925 euroa.

Mieti asiaa. Se on 925 euroa enemmän kuin siinä tilanteessa, kun ”säästit” tekemällä itse kirjanpitosi.

Käytännössä jäit tappiolle 925 euroa.

Säästäminen on ajatusvirhe.

Jos voit maksaa toiselle ihmiselle vähemmän kuin oman tuntisi arvo on ja teet asian siitä huolimatta, menetät rahaa joka kerta. Mieti aina kun teet jotain, että onko tämä mahdollisesti pois jostain vielä paremmasta?

2. Teet kaiken itse, koska osaat tehdä asiat paremmin kuin kukaan muu

Tämä on vaikea pala purtavaksi. On totta, että osaat bisneksesi paremmin kuin kukaan muu. Mutta mieti tarkkaan mikä todella on bisneksesi?

Sinä autat muita ihmisiä ja yrityksiä. Eikö se ole kaikkein tärkeintä?

Silloin on lahjojesi hukkaa ja itseasiassa asiakkailtasi pois, jos et voi käyttää maksimaalisen suurta osaa ajastasi heidän auttamiseen. Ainakin minusta asia on niin. Jos vielä kaiken lisäksi tienaat enemmän siitä, että autat muita niin eikö ole loogista luopua muista asioista?

Mieti onko mahdollista tyytyä jossain asioissa 80-90 prosenttisesti yhtä hyvään tulokseen kuin sinä tekisit? Varsinkin jos kyseessä ei ole asiakkaan kanssa työskenteleminen.

Muista mitä olet tavoittelemassa. Sinä haluat mahdollistaa unelmaelämäsi bisneksesi avulla. Silloin sinun on pakko päästää irti asioista, joita joku muu voi tehdä puolestasi.

Tiedän, että muutama käytännön asia huolestuttaa sinua. Puhutaan niistä seuraavassa osiossa, kun kerron sinulle mitä askeleita sinun täytyy ottaa käytännössä.

3. Et tiedä, että asioita voi ulkoistaa tai mitä asioita voi ulkoistaa

Suurin osa meistä valmentajista ulkoistaa lähinnä kirjanpidon, nettisivujen rakentamisen ja graafisen ilmeen suunnittelun. Kaikki muu pyritään tekemään itse.

Jos haluat todellisen vapauden elää unelmaelämääsi, sinun pitää katsoa piirtämääsi roolikarttaa ja valita asiat, joissa annat kenkää itsellesi.

Kaikki on mahdollista antaa jollekin toiselle tehtäväksi. Se on koko ajan helpompaa. Olen jo esitellyt muutamia asioita, mitä voi ja kannattaa antaa muiden tehtäväksi. Kerron seuraavassa kappaleessa sinulle vielä tarkemmin mitä sinun kannattaa ulkoistaa ja kuinka teet sen.

Olen törmännyt valmentajiin, jotka tienaavat reilusti yli 100 000 euroa vuodessa. Siitä huolimatta he haluavat pitää ”säästämisen” takia kaikki langat käsissään. Todellisuudessa se menee juuri toisin päin.

Sinulla ei ole varaa olla ulkoistamatta.

Kuinka mahdollistat unelmaelämäsi bisneksesi avulla (vaikka se tuntuisi nyt mahdottomalta)

Olisi hienoa tarjota sinulle ratkaisu, jonka avulla voit vapauttaa itsesi sormia napsauttamalla. Sellaista ratkaisua ei kuitenkaan ole. Sen takia pitää valita se pitkä tie.

”Take the long way, it is the only shortcut guaranteed to work” – Seth Godin

Tämä prosessi kannattaa aloittaa niin nopeasti kuin mahdollista. Vaikka olisit vielä valmennusurasi alkuvaiheessa, se on hyvä ottaa mukaan tulevaisuuden suunnitelmiin nyt. Aloita työ heti.

Piirrä kartta missä olet nyt

On vaikea löytää perille, jos et tiedä mistä olet lähdössä ja minne olet menossa.

Ota paperia ja kynä esille. Piirrä kartta nykytilanteestasi. Valitse bisneksesi yläkategoriat (eli markkinointi, asiakaspalvelu, kirjanpito jne) ja listaa niiden alle kaikki tehtävät mitä niihin sisältyy.

Seuraavaksi kysyt itseltäsi kolme kysymystä.

  • Mitkä tehtävät olet ulkoistanut?
  • Mitkä tehtävät haluat ulkoistaa?
  • Mitkä tehtävät haluat pitää itselläsi?

Tällä tavalla tiedät missä olet nyt, minne haluat päästä sekä mitä sinun pitää tehdä.

Tavoitteesi on päästä tilanteeseen, missä huolehdit itse vain asioista, jotka haluat pitää itselläsi. Sitä varten sinun poistaa itsesi tehtävistä, jotka haluat ulkoistaa.

Listaa itsellesi kaikki tehtävät, jotka haluat ulkoistaa. Saat niistä suunnitelman, jota lähdet työstämään.

Tässä vaiheessa pitää sanoa, että käsittele listaasi kriittisesti. Jos löydät tehtäviä, joita ei ole bisneksesi kannalta lainkaan järkevää tehdä, lopeta ihmeessä niiden tekeminen. Ennen sitä on turha mennä eteenpäin.

Nyt saat kaksi tapaa, joilla voit poistaa itsesi eri laatikoista.

1. Automatisoi tehtäviä

On muutamia asioita, mistä ei ole järkevää maksaa kenellekään. Ne voit automatisoida. Silloin rakennettu systeemi tekee ne ilman, että keneltäkään vaaditaan työpanosta.

Toki voisit maksaa samasta työstä, mutta silloin maksaisit turhaan.

  • Laskujen vastaanoton ja maksun automatisointi verkkolaskujen avulla
  • Usein kysytyistä kysymyksistä videoiden tai artikkeleiden kokoaminen
  • Automaattisten sähköpostien käyttäminen markkinoinnissa
  • Automaattisten sähköpostien käyttäminen valmennuksissa
  • Valmennusmateriaalien videoiminen
Tuotteistaminen on automatisointia. Sen avulla teet kerralla kuntoon asioita, joita muuten joutuisit tekemään joka kerta uudestaan.

Tuotteistaminen on tärkeä elementti, jonka avulla automatisoit pieniä palasia työstäsi ja säästät lukemattomia tunteja.

2. Ulkoista tehtäviä

Suurin osa tehtävistä pitää ulkoistaa. Sen voi tehdä ostamalla palvelu alihankkijalta tai palkkaamalla työntekijä. Työntekijöiden palkkaaminen on kallista, mutta alihankkijoita on mahdollista saada järkevään hintaan.

Itse käytämme tällä hetkellä kirjanpitäjää, virtuaaliassistentteja, graafikkoa ja videoiden editoinnin osaavaa henkilöä.

Muista, että palkkaaminen tai palvelun ostaminen on aina sijoitus. Jos voit ostaa palvelun alle oman tuntihintasi, silloin säästät rahaa. Jos jatkat itse sen tekemistä, menetät rahaa.

Tässä muutamia alihankkijoita, joita voit hankkia tiimiisi.

  • Virtuaaliassistentti
  • Graafikko
  • Kirjanpitäjä
  • Toinen valmentaja
  • Koodari / web-ylläpitäjä

Katsotaan seuraavaksi kaksi asiaa, mitkä sinun pitää tehdä ennen kuin ryntäät palkkaamaan alihankkijaa.

1. Valitse ensin yksi asia, minkä haluat ulkoistaa.

Sitten tee se itse alusta loppuun ja kirjoita joka ikinen vaihe ylös. Käytä screenshotteja (kuvakaappauksia tietokoneesi ruudulta) tai videoita avuksesi. Tavoitteesi on koota tehtävä sellaisiksi ohjeiksi, että voit antaa ne kenelle tahansa ja hän osaisi tehdä asian siltä istumalta.

Ilman näin pitkälle vietyä ohjeistusta ulkoistusprojektistasi tulee kallis ja aikaa vievä. Tiedän sen itse omista kokemuksista.

Jos jokin menee pieleen, niin syy ei ole koskaan palkatun apuvoiman vaan sinun. Ohjeet ovat olleet liian epäselvät.

Tässä muutamia omia kokemuksia, joissa syynä oli epäselkeä ohjeistus.

  • Joukko laskuja lähti vääriin osoitteisiin, väärillä tiedoilla.
  • Kirjanpitäjä käytti aikaa eri vaihtoehtojen selvittämiseen ja esittämiseen, vaikka meidän bisneksen kannalta vain yksi vaihtoehto oli millään tavalla järkevä.
  • Assistentti etsi ja koosti joukon väärää sisältöä.

Jokainen näistä maksoi meille rahaa palkkana, mutta myös omana aikanamme. Virheiden korjaaminen vaatii aina aikaa. Syy on ollu joka kerralla meissä. Aina on kuitenkin voinut oppia jotain ja parantaa ohjeistusta.

Huom! Kirjanpito on todennäköisesti ainoa tehtävä, missä ohjeistusta ei tarvitse tehdä. Jos käytät ammattikirjanpitäjää, hänen pitäisi osata työnsä. Olen kuitenkin huomannut, että on (taloudellisesti) järkevää tuntea oman yritysmuodon ja työn kaikki mahdolliset verotukselliset asiat.

Harva kirjanpitäjä on erikoistunut esimerkiksi valmentajayrittäjien bisnekseen niin läpikohtaisin, että osaa suositella kaikkia mahdollisia verohelpotuksia ja verotuksen kannalta järkevimpiä vaihtoehtoja ja ratkaisuja.

2. Pyydä säännöllinen raportti tehdystä työstä.

Sisällytä ohjeistukseen raportointivelvollisuus. Esimerkiksi talouden ulkoistaminen on huomattavasti mukavampaa, kun saat viikoittaisen tai kuukausittaisen raportin rahatilanteesta ja muista tärkeistä luvuista. Sama koskee muita tehtäviä.

Laadi raporttipohja osaksi ohjeistusta. Ohjeista lähettämään se tietyin aikavälein tai tehdyn tehtävän mukaan.

Raportin tehtävänä on poistaa se pieni epävarmuus, joka sinulle tulee, kun annat toiselle ihmiselle osan yrityksesi tehtävistä hoidettavaksi. Mieti etukäteen, mitä asioita sinun pitää saada selville tehdystä tehtävästä.

Miltä unelmaelämän mahdollistava bisnes näyttää käytännössä?

auringonlasku

Jos nyt teet tässä kirjoituksessa olevat tehtävät, saat tarkan kuvan missä olet ja mihin haluat mennä. Sitten on kyse enää kysymys siitä, että kuinka paljon haluat päästä maaliin. Se voi vaatia aikaa, mutta palkinto on sen arvoinen.

Ainoa syy, mikä voi todella estää sinua saavuttamasta mitä haluat, on pelko.

Tässä vaiheessa meillä valmentajilla nousee seuraavia ajatuksia ja tunteita.

  • Tuntuu, että on vielä niin paljon tekemistä ja matkaa edessä, joten aloittaminen on vaikeaa.
  • Epäilet löydätkö luotettavaa tekijää ulkoistettaville asioille.
  • Mietit, että uskallatko näyttää kenellekään, kuinka sinun bisnekselläsi todella menee.
  • Mietit, että uskallatko näyttää kuinka sekamelskaa tekemisesi oikeasti on.
  • Jopa unelmaelämä tuntuu pelottavalta, mitä tehdä sillä kaikella vapaa-ajalla kun on tottunut tekemään töitä.

Onko näistä mikään hyvä syy olla aloittamatta? Ei.

Kuvittele kolme vuotta eteenpäin. Olet rakentanut yrityksen joka pyörii ja kasvaa, vaikka teet töitä vain kolme päivää töitä viikossa. Miltä sinusta tuntuu?

Kuvittele samat kolme vuotta eteenpäin. Olet täysin samassa pisteessä kuin nyt tai sinulla on jopa enemmän tehtävää kuin aikaisemmin. Miltä sinusta tuntuu nyt?

Kumpi vaihtoehdoista tuntuu paremmalta? Ensimmäinen tietysti. Kuten sanoin, ei ole yhtään hyvää syytä miksi et voisi saavuttaa tavoitettasi.

Toimi seuraavaksi näin.

  1. Vastaa artikkelissa oleviin kysymyksiin.
  2. Kommentoi kirjoitusta ja kerro mikä kolahti sinulle kaikkein eniten. Mitä aiot tehdä seuraavaksi?
  3. Jaa tämä kirjoitus. Siitä on apua meille ja niille, ketkä päätyvät lukemaan tekstiä avullasi. Kiitos!
  4. Tule Facebook – sivullemme niin kuulet uusista kirjoituksista ja muista vinkeistä, joiden tarkoitus on auttaa sinua kehittämään bisnestäsi ja hankkimaan lisää asiakkaita.

Kommentit

Share This